Polityka prywatności

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku ze stroną tivero.app oraz aplikacją Tivero jest Convertin OÜ, spółka zarejestrowana w Estonii — rejestr: estoński Rejestr Handlowy (Äriregister), kod rejestrowy 14814025, numer VAT EE102244560, adres siedziby Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Tornimäe tn 3 // 5 // 7, 10145, Estonia.

Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych: hello@tivero.app.

2. Czego dotyczy ten dokument — i dwie różne role

Polityka obejmuje dwa przypadki, w których nasza rola jest inna, i to rozróżnienie decyduje o tym, do kogo należy kierować żądania.

Po pierwsze: dane osób odwiedzających stronę oraz dane osób, które zakładają konto i zarządzają subskrypcją. Tutaj jesteśmy administratorem.

Po drugie: dane wprowadzone przez klienta do jego workspace’u — dane pracowników i współpracowników, wnioski, nieobecności, salda. Tutaj administratorem jest klient, a my przetwarzamy te dane wyłącznie na jego polecenie, jako podmiot przetwarzający, na zasadach opisanych w DPA.

3. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od sposobu korzystania z Tivero przetwarzamy:

• dane konta: imię i nazwisko, adres e-mail, dane uwierzytelniające,
• dane workspace’u i zespołu: struktura zespołów, role, przypisania,
• dane kadrowe wprowadzone przez klienta: wnioski o nieobecność, terminy, salda, typy nieobecności,
• dane rozliczeniowe: nazwa firmy, adres, numer VAT, adres e-mail do faktur, historia płatności,
• korespondencję w sprawach wsparcia, prowadzoną pocztą elektroniczną oraz przez czat na stronie i w aplikacji,
• dowody zawarcia umowy: którą wersję Regulaminu, umowy powierzenia i niniejszej informacji zaakceptował lub otrzymał który użytkownik i kiedy,
• dane techniczne: adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, logi operacyjne,
• dane analityczne — wyłącznie wtedy, gdy odwiedzający wyrazi na nie zgodę.
• służbowe dane kontaktowe osób z firm, które mogą zostać klientami, oraz osób zapraszanych do programów takich jak Founding Partners: imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, stanowisko, firma, treść korespondencji i etap rozmowy — bez prywatnych danych kontaktowych i danych szczególnych kategorii,

4. Skąd mamy te dane

Dane konta podaje osoba zakładająca konto albo administrator workspace’u, który ją zaprasza.

Dane kadrowe wprowadza klient jako pracodawca lub zleceniodawca. Nie pozyskujemy ich od osób, których dotyczą, i nie kupujemy danych od podmiotów trzecich.

Służbowe dane kontaktowe osób z firm, które mogą zostać klientami, pochodzą od tych osób (np. gdy do nas piszą, korzystają z czatu albo proszą o kontakt), od osoby z ich firmy lub osoby, która nas poleciła za ich zgodą, albo z publicznie dostępnych źródeł zawodowych: strony internetowej firmy i publicznych profili zawodowych (np. LinkedIn, katalogi firm).

5. Po co przetwarzamy dane i na jakiej podstawie

Świadczenie usługi, prowadzenie konta i obsługa subskrypcji — wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Rozliczenia, faktury i obowiązki podatkowe — obowiązek prawny ciążący na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Bezpieczeństwo usługi, zapobieganie nadużyciom, logi operacyjne i dochodzenie roszczeń — prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Obejmuje to przechowywanie dowodu, którą wersję umowy zaakceptowano; zapis ten nie jest zgodą na cokolwiek.

Analityka użycia strony — zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą można w każdej chwili wycofać.

Dla danych wprowadzonych do workspace’u podstawę prawną ustala klient jako ich administrator; my działamy na jego polecenie.

Kontakt z firmami w sprawie Tivero i prowadzenie programów zaproszeniowych, takich jak Founding Partners (zaproszenie, kwalifikacja, potwierdzenie warunków programu) — prawnie uzasadniony interes administratora polegający na pozyskiwaniu i obsłudze klientów biznesowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Informacje handlowe e-mailem lub innymi wiadomościami elektronicznymi wysyłamy do osób w Polsce wyłącznie za ich uprzednią zgodą, gdy wymaga tego prawo (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej).

6. Dane szczególnych kategorii

Nieobecność o charakterze zdrowotnym jest w Tivero osobnym typem, którego szczegóły nie są pokazywane całemu zespołowi.

Powiadomienia wysyłane poza aplikację — w tym wiadomości e-mail i karty w komunikatorach — nie zawierają nazwy takiego typu nieobecności; zamiast niej pojawia się neutralne określenie „Nieobecność”.

Tivero nie jest przeznaczone do przechowywania dokumentacji medycznej ani opisów stanu zdrowia.

7. Uwierzytelnianie

Logowanie obsługuje Clerk, Inc. jako podmiot przetwarzający. Przetwarzane są przy tym identyfikator użytkownika, adres e-mail, imię i nazwisko oraz metadane uwierzytelniania. Gdy Clerk loguje użytkowników klienta lub doręcza zaproszenie do workspace’u, działa jako podmiot podprzetwarzający na podstawie DPA.

Na dzień sporządzenia tej polityki logowanie odbywa się adresem e-mail; nie jest włączone logowanie za pośrednictwem zewnętrznych dostawców tożsamości.

8. Rozliczenia

Płatności i faktury obsługuje Stripe. Przekazujemy tam dane rozliczeniowe: nazwę firmy, adres, numer VAT, adres e-mail oraz stan subskrypcji.

W zakresie obowiązków wynikających z przepisów o usługach płatniczych oraz przeciwdziałaniu nadużyciom Stripe działa jako odrębny administrator.

Nie przechowujemy pełnych numerów kart płatniczych.

9. Poczta elektroniczna

Wiadomości związane z działaniem usługi wysyła Resend, Inc. jako podmiot przetwarzający, z adresu w domenie notify.tivero.app. Powiadomienia o wnioskach i akceptacjach w workspace’ie klienta są wysyłane w imieniu klienta, a Resend działa wtedy jako podmiot podprzetwarzający na podstawie DPA.

Korespondencję kierowaną na nasz adres kontaktowy odbieramy w usłudze poczty Microsoft 365; Microsoft przetwarza ją jako podmiot przetwarzający.

10. Czat z nami

Na stronie tivero.app i w aplikacji możesz napisać do nas przez czat. Usługę czatu świadczy Crisp IM SAS (Francja) jako podmiot przetwarzający. Czat uruchamia się dopiero wtedy, gdy klikniesz „Czat z nami” — wcześniej nie jest ładowany i nie zapisuje plików cookies.

Przetwarzamy treść rozmowy i przesłane pliki oraz dane techniczne połączenia: adres IP, typ przeglądarki i stronę, z której piszesz. Jeśli korzystasz z czatu po zalogowaniu do aplikacji, Tivero automatycznie przekazuje imię i nazwisko oraz adres e-mail Twojego konta i adres workspace’u, abyśmy wiedzieli, komu odpowiadamy. Tivero nie przekazuje automatycznie do czatu wniosków, sald, historii akceptacji ani danych pracowników.

To, co wpiszesz lub załączysz, trafia do czatu w takiej postaci, w jakiej to wyślesz — nie blokujemy technicznie żadnej treści. Prosimy, nie umieszczaj w czacie danych pracowników ani innych osób, danych o zdrowiu, haseł ani eksportów z workspace’u; do rozwiązania problemu zwykle wystarczy jego opis. Jeśli takie dane mimo to trafią do rozmowy, wykorzystujemy je wyłącznie do obsługi zgłoszenia.

Celem jest odpowiedź na Twoje pytanie i obsługa zgłoszenia — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy rozmowa dotyczy umowy lub jej zawarcia, a w pozostałych przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli naszego prawnie uzasadnionego interesu w odpowiadaniu na kierowane do nas wiadomości.

Crisp przechowuje dane rozmów w Unii Europejskiej (Holandia). Serwery przekaźnikowe Crisp poza Unią — w USA, Wielkiej Brytanii i Singapurze — przechowują wyłącznie logi połączeń: adres IP, datę połączenia, typ przeglądarki i stronę źródłową.

11. Analityka

Analitykę użycia strony zapewnia PostHog, w chmurze europejskiej (eu.i.posthog.com), jako podmiot przetwarzający.

Analityka uruchamia się wyłącznie po wyrażeniu zgody i można ją w każdej chwili wycofać. Do czasu wyrażenia zgody nie jest tworzony żaden identyfikator ani nie jest wysyłane żadne zdarzenie.

Identyfikator analityczny jest pseudonimowy, a nie anonimowy: nie zawiera imienia ani adresu e-mail, ale utrzymuje się pomiędzy wizytami i pozwala powiązać zdarzenia tej samej przeglądarki.

Rejestrowanie sesji nie jest prowadzone w workspace’ach klientów.

12. Technologie marketingowe

Na stronie tivero.app może zostać uruchomiony menedżer tagów, wyłącznie po wyrażeniu zgody marketingowej.

Na dzień sporządzenia tej polityki kontener menedżera tagów nie zawiera żadnych tagów i nie uruchamia żadnego dostawcy. Jeżeli to się zmieni, dostawcy zostaną wymienieni w Polityce cookies przed ich uruchomieniem.

13. Integracje wybierane przez klienta

Tivero przewiduje integracje z usługami zewnętrznymi, uruchamiane decyzją klienta.

Na dzień sporządzenia tej polityki żadna taka integracja nie jest skonfigurowana w środowisku produkcyjnym, a w konsekwencji żaden dostawca integracji nie otrzymuje danych. Uruchomienie integracji przez klienta zmienia ten stan i podlega jego własnej ocenie.

14. Telemetria i monitorowanie

Monitorowanie działania usługi opiera się na logach i telemetrii gromadzonych w infrastrukturze Microsoft Azure, w Unii Europejskiej.

Nie korzystamy z zewnętrznej usługi monitorowania błędów.

15. Dostawcy, którzy nie otrzymują danych osobowych

Tivero korzysta z zewnętrznego źródła kalendarza dni wolnych. Wysyłamy do niego wyłącznie kod kraju, rok i typ dnia — żadnych danych osobowych ani danych klienta.

Wymieniamy to wprost, ponieważ obecność integracji nie oznacza, że dostawca otrzymuje dane osobowe.

16. Lista podmiotów przetwarzających

Aktualny wykaz publikujemy pod adresem /subprocessors w dwóch częściach: podmioty podprzetwarzające, które w imieniu klienta przetwarzają dane wprowadzone przez niego do workspace’u, na podstawie DPA; oraz inne podmioty przetwarzające i odbiorcy, z których korzystamy przy własnym przetwarzaniu jako administrator, opisanym w niniejszej polityce.

Do kontaktu z osobami z firm, które mogą zostać klientami, używamy poczty Microsoft 365 (adres kontaktowy), własnego rejestru tych rozmów, LinkedIn (odrębny administrator wiadomości wysyłanych na jego platformie) oraz czatu opisanego wyżej. Jeżeli rejestr rozmów jest prowadzony u dostawcy, dostawca ten jest wpisany na listę /subprocessors, zanim zaczniemy z niego korzystać.

17. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Środowisko produkcyjne Tivero — aplikacja, baza danych i kopie zapasowe — działa w regionie Polska Centralna w Unii Europejskiej.

Część dostawców ma siedzibę poza EOG. W takich przypadkach przekazanie odbywa się na podstawie mechanizmów przewidzianych w RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych zawartych w umowach powierzenia z tymi dostawcami.

Szczegóły dla poszczególnych dostawców wskazuje wykaz pod adresem /subprocessors. Dotyczy to również logów połączeń czatu na serwerach przekaźnikowych Crisp poza Unią, opisanych w sekcji „Czat z nami”.

18. Jak długo przechowujemy dane

Dane konta i workspace’u przechowujemy przez czas obowiązywania umowy.

Zwykłe zakończenie umowy. Gdy subskrypcja kończy się bez wniosku o zmianę dostawcy, workspace pozostaje dostępny w trybie tylko do odczytu, z możliwością eksportu, do czasu, gdy klient zażąda jego usunięcia. Usunięcie przebiega wtedy etapowo: żądanie usunięcia, 30-dniowy okres karencji z odciętym dostępem, a następnie trwałe usunięcie.

Zmiana dostawcy. Gdy klient składa wniosek o zmianę dostawcy na podstawie aktu w sprawie danych, jego dane są przechowywane przez okres przejściowy i okres pobrania danych trwający co najmniej 30 dni, zgodnie z Regulaminem, i usuwane po upływie okresu pobrania i pomyślnym zakończeniu przejścia, z zastrzeżeniem przechowywania wymaganego przepisami.

Kopie zapasowe bazy danych są przechowywane przez 14 dni, po czym wygasają automatycznie.

Dane rozliczeniowe i księgowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.

Workspace’y demonstracyjne, działające na danych syntetycznych, są usuwane automatycznie.

Logi operacyjne przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki.

Rozmowy na czacie przeglądamy ręcznie dwa razy w roku — w pierwszym dniu roboczym stycznia i lipca — i usuwamy wtedy wraz z profilem kontaktu w Crisp rozmowy w sprawach zakończonych ponad 6 miesięcy wcześniej. W praktyce zakończona rozmowa jest więc zwykle przechowywana od 6 do 12 miesięcy. Dłużej przechowujemy tylko rozmowy, które są potrzebne do rozpatrzenia reklamacji, sporu, incydentu bezpieczeństwa albo do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — do czasu zakończenia tej sprawy. Żądanie usunięcia danych realizujemy niezależnie od tego harmonogramu, bez zbędnej zwłoki.

Służbowe dane kontaktowe osób z firm, które mogą zostać klientami, przechowujemy do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu. Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw, usuwamy je niezwłocznie i zostawiamy tylko minimalny wpis „nie kontaktować”, aby sprzeciw był respektowany. Jeżeli firma zostanie klientem, dane przechodzą do kategorii konta i rozliczeń opisanych wyżej. Zapisy kwalifikacji do programów przechowujemy jak dowody umowy i rozliczeń.

19. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku, w tym izolację danych pomiędzy workspace’ami, kontrolę dostępu opartą o role oraz rejestrowanie działań administracyjnych.

Dostęp do danych produkcyjnych jest ograniczony i rejestrowany. Szczegółowy opis środków stanowi Załącznik 2 do DPA.

20. Twoje prawa

Osobom, których dane dotyczą, przysługuje:

• prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii,
• prawo do sprostowania danych,
• prawo do usunięcia danych,
• prawo do ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych,
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• prawo do wycofania zgody — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania,
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

21. Prawo sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego

W każdej chwili, bez podawania przyczyny, możesz sprzeciwić się wykorzystywaniu Twoich danych do kontaktu w sprawie Tivero. Wystarczy odpisać „nie” na naszą wiadomość albo do nas napisać — przestaniemy się z Tobą kontaktować.

22. Jak realizujemy żądania

Żądania dotyczące danych konta i subskrypcji kieruj do nas, na adres kontaktowy wskazany wyżej.

Żądania dotyczące danych znajdujących się w workspace’ie pracodawcy kieruj do pracodawcy — to on jest ich administratorem. Jeżeli otrzymamy takie żądanie bezpośrednio, przekażemy je właściwemu klientowi i wesprzemy go w jego realizacji.

Tivero udostępnia klientom eksport danych oraz realne usuwanie konta i workspace’u.

23. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne wobec osób, których dane dotyczą, ani nie stosujemy profilowania w tym celu.

24. Dzieci

Usługa jest kierowana do przedsiębiorców i nie jest przeznaczona dla osób poniżej 16 roku życia.

25. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana. O istotnych zmianach informujemy, a data ostatniej aktualizacji jest widoczna na górze dokumentu.

26. Kontakt

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych: hello@tivero.app.

Administrator: Convertin OÜ, spółka zarejestrowana w Estonii — rejestr: estoński Rejestr Handlowy (Äriregister), kod rejestrowy 14814025, numer VAT EE102244560, adres siedziby Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Tornimäe tn 3 // 5 // 7, 10145, Estonia.