Elektroniczne wnioski urlopowe, salda i święta bez arkusza
Wniosek wysłany mailem, saldo w arkuszu i ręczne liczenie dni roboczych działają, dopóki zespół jest mały. Potem zaczynają się pytania: ile mi zostało, do kogo to wysłać, czy ktoś policzył święto. Ten poradnik pokazuje, co powinien robić elektroniczny obieg wniosków i jak robi to Tivero.
Sprawdzone z produktem:
Od wniosku do decyzji
Pracownik wybiera typ nieobecności i zakres dat. Zanim wyśle wniosek, widzi liczbę dni roboczych, saldo przed i po zatwierdzeniu, dostępność zespołu w tym terminie i to, kto zaakceptuje wniosek. Jeśli w tym czasie ma już inny wniosek, dostaje ostrzeżenie.
Wniosek trafia do właściwej osoby — domyślnie do bezpośredniego przełożonego. Akceptacja może być jedno- albo dwuetapowa, a gdy osoba zatwierdzająca jest nieobecna, jej wnioski mogą przejść na zastępcę. Decyzja wraca do pracownika e-mailem.
Saldo, któremu można ufać
Spory o to, ile komu zostało, biorą się zwykle z arkusza, w którym nie widać, kto i dlaczego zmienił liczbę. W Tivero saldo jest historią wpisów: saldo początkowe, zatwierdzone wnioski, zwroty po anulowaniu, korekty i przeniesienia z poprzedniego roku. Każdy wpis ma datę, źródło i powód.
- wniosek oczekujący nie zmniejsza salda — widać go osobno jako oczekujący;
- anulowanie zaakceptowanego wniosku zwraca dni;
- korekta ręczna wymaga podania powodu;
- zasada może pozwolić na saldo poniżej zera, jeśli tak działa Twoja firma.
Dni robocze i święta
Wniosek powinien liczyć tylko dni, w które pracownik rzeczywiście miałby pracować. Tivero liczy dni robocze według grafiku pracy osoby, kalendarza świąt jej miejsca pracy i dni firmowych — dodatkowych dni wolnych albo roboczych ustalonych w Twojej firmie. Przy każdym wniosku widać, które dni się nie liczą i dlaczego.
Dla firm w Polsce kalendarz świąt na bieżący i kolejny rok przygotowuje i aktualizuje Tivero. Dla innych krajów Tivero proponuje święta od dostawcy kalendarza, a Twoja organizacja przegląda je i potwierdza dla każdego miejsca pracy i roku — dopiero potem można składać wnioski na ten rok. W obu przypadkach możesz potraktować święto jak zwykły dzień albo je przenieść.
Jak zacząć bez przepisywania wszystkiego
Osoby importujesz z pliku CSV lub XLSX z mapowaniem kolumn. Salda z dotychczasowego arkusza wpisujesz jako saldo początkowe z powodem, na przykład „saldo z poprzedniego systemu”. Kalendarz nieobecności możesz subskrybować w Google Calendar, Outlooku albo Apple Calendar przez link iCal, a na koniec miesiąca pobrać zestawienie zatwierdzonych nieobecności w CSV lub XLSX.
Czego Tivero nie robi
- Tivero nie nalicza urlopu przyrostowo (np. co miesiąc) i nie wylicza wymiaru ze stażu — saldo jest roczne, z ręczną korektą.
- Tivero nie przyjmuje zwolnień lekarskich jako plików i nie jest zintegrowane z e-ZLA.
- Eksport to CSV lub XLSX — Tivero nie tworzy plików w formatach Comarch, enova ani Symfonia.
- Kalendarz świąt nie jest gwarancją zgodności z przepisami w każdej sytuacji; ostateczne ustalenia należą do Twojej firmy.
Instrukcje krok po kroku
Szczegółowe instrukcje są w centrum pomocy Tivero: